Eine Vielzahl an unterschiedlichen Projekten führt schnell dazu, den Überblick zu verlieren. Gerade wenn Projekte komplexer werden, müssen sie professionell gemanagt werden.
Visuelles Projektmanagement ist als Alternative zu textbasierten Projektmanagementlösungen entstanden. Die Tools sollen Projektmanagern helfen, Planung, Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern, indem Prozesse und Arbeitsabläufe visualisiert werden können.
Visuelle Projektmanagement-Tools beheben:
Pannen in der Kommunikation
Mangelnde Zusammenarbeit
Übermäßige Statusmeetings
Mehr über das Lösen von Problemen im Projektmanagement erfahren Sie in unserem Einstiegsguide:
Ihre Vorteile durch eine visuelle Projektmanagement-Software
Bessere Kommunikation und Zusammenarbeit
Da mobile und verteilte Teams zur neuen Norm werden, ist eine gute Kommunikation wichtiger denn je. Zu häufige Kommunikation mit Teams kann ein stressiges Arbeitsumfeld schaffen, in dem Teammitglieder sich überfordert fühlen und nicht abschalten können, während längere Zeiten der Funkstille Ihr Projekt vom Kurs abbringen können.
Die perfekte Kommunikationsbalance zu finden, die Teams auf dem Laufenden hält, ohne sie mit Informationen zu überschwemmen, ist nicht so unmöglich, wie es scheint. Mit den richtigen Projektmanagement-Tools können Sie effizienter mit Ihren Teams kommunizieren und zusammenarbeiten. Anstatt in einem überfüllten Posteingang nach E-Mails zu suchen, können Sie das Gespräch zu Ihrem Team beginnen.
Integrierte Kommunikationstools erlauben Ihnen, direkt mit Teams zu kommunizieren. Sie können Informationen mit allen Projektbeteiligten oder nur mit Personen austauschen, die an einer bestimmten Aufgabe arbeiten. Alle erhalten relevante Informationen, ohne ständig mit Nachrichten und Warnungen überhäuft zu werden. Das führt zu weniger Ablenkung und besserer Kommunikation und somit zu einem Umfeld für gute Zusammenarbeit. Das ergebnisorientierte Arbeiten durch die Transparenz der Aufgaben wird verbessert.
Einhaltung von Zeitplänen und Budget
Es lässt sich nicht leugnen: Tabellen sind eine ineffiziente Methode zur Verfolgung von Projekten.
Es kostet viel unnötige Zeit und Mühe, Datenreihen zu durchsuchen, um Gewünschtes zu finden. Außerdem erhöht die manuelle Aktualisierung von Tabellen das Risiko für Fehler. Möglicherweise geben Sie falsche Daten ein, oder Sie überspringen versehentlich wichtige Informationen, was zu größeren Problemen wie Termin- und Budgetüberschreitungen führen kann.
Der Umstieg auf Projektmanagement-Tools […] verringert die Wahrscheinlichkeit manueller Fehler, bringt Transparenz zu laufenden und anzufangenden Aufgaben, zeigt, welche Themen im Zeitplan liegen und wie Aufgaben mit dem Projekt zusammenhängen.
Für Projektmanager bedeutet dies, dass sie in der Lage sein müssen, potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie zu kostspieligen Fehlern werden.
Mit visuellen Projektmanagement-Tools können Sie Herausforderungen schneller erkennen und blitzschnell auf sie reagieren – effizienter als mit einer Tabellenkalkulationslösung. Und bessere Reaktionszeiten bedeuten weniger Rückschläge, die Sie aus dem Zeitplan werfen und Ihr Budget auffressen können.
Es gibt einen Gesamtüberblick über das Projekt in Echtzeit zu den wichtigsten Kennzahlen - Stichwort magisches Dreieck aus Leistung, Kosten und Terminen. Unternehmensziele werden durch Projekte schneller erreicht.
Weniger arbeitsbedingter Stress
Überforderte Projektmanager machen Fehler. Ob Sie nun als zufälliger Projektmanager ein Team bei ausgewählten Projekten leiten oder als zertifizierte Fachkraft für alle organisatorischen Projekte verantwortlich sind, eines ist sicher: Projektmanagement kann erdrückend sein.
In ständigem Kontakt mit Teams und Stakeholdern zu stehen, bedeutet, im Laufe des Tages auf unzählige Botschaften zu reagieren. Das kann heißen, dass Sie mental ausgelaugt sind, bevor Sie die Chance haben, Ihren anderen Verpflichtungen nachzukommen, wie etwa Prozesse zu überwachen und Engpässe in Ihrem Workflow zu beseitigen.
Hier können effektive visuelle Projektmanagement-Tools […] helfen. Diese Lösungen erleichtern es Ihnen, Ihre Prozesse im Auge zu behalten, indem sie die Art und Weise der Informationsbereitstellung rationalisieren, ohne Projektdaten übertrieben zu vereinfachen. Auf diese Weise können Teams und Projektmanager zusammenarbeiten, ohne sich von zu vielen Informationen überfordert zu fühlen.
Verbesserte Prozesse und Workflows
Während einige Menschen unter Druck aufblühen, arbeiten andere besser in einem stabilen Umfeld, in dem Aufgaben nicht unüberwindbar scheinen. Wenn Sie und Ihre Teams sich von der Arbeit überfordert fühlen, leidet die Leistung. Die Arbeit im überlasteten Zustand macht es schwieriger, Aufgaben zu planen und Prioritäten zu setzen. Dadurch sinkt die Produktivität.
Das Layout von SO3 als Beispiel schafft als zentrale Kommunikationsplattform einen vollumfänglichen Projektüberblick. Ein schematisches Anlagenlayout verknüpft mit To-do-Listen, Statusinformationen und Terminplänen
Weitere Informationen zu den SO3 Anwendungsbereichen erfahren Sie hier:
Quelle: pm-tools.info und planview
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