• Alexander Isakov

Projektmanagement-Software erleichtert die Abwicklung von globalen Projekten

Aktualisiert: 8. Juli


Jedes international tätige Unternehmen kennt sie, die Hürden im Projektalltag - Zeitunterschiede, Unklarheiten in der Abstimmung und unübersichtliche Projektboards erschweren die internationale Projektarbeit. Trotz eingespielter Teams und digitaler Kommunikation, die Herausforderungen beseitigen sollen, bleibt die Optimierung im Projektalltag aus. Deshalb setzt der Engineering-Dienstleister GE&PM jetzt auf die Projektmanagement-Software des Unternehmens VESCON, um seine Kommunikation und die Visualisierung erheblich zu steigern.

GE&PM steht für kontinuierliche Innovationen sowie stetige Verbesserungen im Hinblick auf Prozesse und generiert technische Lösungen. Im Rahmen einer Kooperation verbindet GE&PM deutsche Ingenieurskunst mit asiatischem Fleiß. Mit einem zentralen Standort in Deutschland realisiert das Unternehmen Aufträge auf zwei Kontinenten. Um Projekte im Anlagebau und in der technischen Planung weltweit erfolgreich abzuwickeln, nutzt GE&PM die SO3-Software von VESCON.

Der internationale Projektalltag bietet einige Vorteile sowie viele Herausforderungen

Wie bei vielen Unternehmen ist der Großteil der Fertigungsleistung von GE&PM in China angesiedelt. Neben großen Kosteneinsparungen ermöglicht die internationale Aufstellung des Unternehmens noch einen weiteren Vorteil im Projektgeschäft - die Zeitdifferenz zwischen China und Deutschland.


„Obwohl der Zeitunterschied als Nachteil aufgefasst werden kann, nutzen wir diesen als Vorteil. Während wir in Deutschland mit der Arbeit fertig sind und in den Feierabend gehen, beginnen unsere Kollegen*innen in China mit der Arbeit und übernehmen den nächsten Teil der Aufgabe. Dadurch wird quasi 24 Stunden an einem Auftrag gearbeitet“, erklärt Ronny Teutsch, Senior Electric Engineer bei GE&PM.

Eine Herausforderung bei dieser Arbeitsweise: Jede Aufgabe muss koordiniert werden. Für die Kommunikation in der Projektabwicklung vertraute GE&PM bis jetzt auf die Kommunikation per E-Mail oder Telefon. Mehrere tausend E-Mails, die während unterschiedlicher Projektphasen ausgetauscht wurden, verdeutlichten die Ineffizienz dieser Kommunikationsart. Die Folge waren ein überfülltes Postfach und fehlender Überblick über aktuelle Projektphasen und Statusmeldungen.


Zusätzlich führte das Versenden wichtiger Daten via E-Mail zu einer schnelleren Veralterung der Dokumente. Arbeiten nicht alle Projektbeteiligten in einem Dokument, sondern in einer eigenen Version, herrscht nie der neuste Stand. Diese Unübersichtlichkeit erschwert den Überblick und lässt keine genaue Statusanzeige zu. Zusätzlich führte der gigantische E-Mail-Verkehr in einem Projekt dazu, dass Themen übergangen wurden, und der aktuelle Projektstatus verloren ging. Ein Umstand, der viele Ressourcen im Projekt kostete.


Aufgrund der Verzögerungen im Projektablauf und der negativen Auswirkungen auf die Ressourcen, musste eine Verbesserung her. Ein IT-System für die Projektarbeit wurde gesucht.

„Wir wollten weg von Excel-Listen und die darin enthaltenen Fehler minimieren,” so Daniela Stirn Abteilungsleiterin Mechanical Engineer bei GE&PM.

Neben dem Wunsch nach einer Lösung für die internationale Kommunikationsbarriere und Unübersichtlichkeit über die Dokumentversionen, sollte die neue Lösung möglichst eine Cloud-Applikation bieten und gleichzeitig die Voraussetzung erfüllen, dass die eingespeisten Daten der Projekte an einem sicheren Platz gespeichert werden. Außerdem bemühte sich GE&PM um ein Tool, das als Konstruktionsdatenbank fungiert. Basic Design soll elektrische Daten aufbereiten und sortieren, sodass die Konstruktion damit vorbereitet werden kann.

Die Suche nach der Nadel im Heuhaufen

Vor diesem Hintergrund wurde eine Projektmanagementsoftware gesucht, die diesen Anforderungen gerecht wird und gleichzeitig die technischen Ansprüche erfüllt.

„Die Suche nach einer geeigneten Software ist wie die Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Das vielseitige Angebot an unzähligen Projektmanagement Tools, die alle Unterschiedliches leisten, erschwert die Auswahl,” gibt der Senior Electric Engineer zu bedenken.

Aufgrund des Dienstleistungsverhältnisses zwischen VESCON und GE&PM im Bereich Verfahrenstechnik, fand schnell ein Austausch über die von VESCON entwickelte Projektmanagement-Software SO3 statt. Durch den gemeinsamen Nenner TECHNIK bestand direkt eine Verbindung.


„Ein ausschlaggebendes Argument für SO3 war für uns der Tätigkeitsbereich des Unternehmens im Anlagengeschäft. Die Software wurde so entwickelt, dass sie die Ansprüche speziell in diesem Bereich erfüllt,” erklärt Ronny Teutsch.

Neben dem möglichen Einsatzbereich in der Verfahrenstechnik, unterstützt die Software auch in anderen vielseitigen Projekten. Ein Mehrwert, der ein wichtiger Faktor für die Zusammenarbeit darstellte. Die parallele Nutzung einer Datenbank, in der alle ihre Daten in Echt-Zeit und selbst eintragen können und eigenständig arbeiten, wird mit SO3 erfüllt.

Die ersten Gehversuche mit der neuen Software

Während des ersten Nutzungszeitraums von SO3 entstand eine besondere Verbindung.


Ganz nach dem Motto „Gemeinsam wachsen wir effektiver” startete die Zusammenarbeit von GE&PM und VESCON. Die Software wurde in dieser Phase revidiert und GE&PM befand sich mit der Einführung des visuellen Projektmanagements im Umwandlungsprozess. Das führte nicht nur zu der einzigartigen Möglichkeit, die Software in einer Weiterentwicklungsphase zu beeinflussen und Rückmeldungen für weitere nützliche Funktionen zu besprechen, sondern es entstand zusätzlich ein starker Austausch zwischen SO3-Entwickler*innen und den Mitarbeiter*innen von GE&PM in der Startphase. Dieser Austausch ermöglichte es, die Software genau auf die Bedürfnisse des Unternehmens zuzuschneiden, damit GE&PM den Herausforderungen im Projektalltag optimal entgegentreten kann.

Austausch ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Projektabwicklung - auf beiden Seiten

Aufgrund des starken Miteinanders und der direkten Anwendung der Software gelang es, die Grundlagenfunktionen von SO3 an die Mitarbeiter*innen von GE&PM besonders schnell zu übermitteln und die selbstständige Arbeit begann nach einer kurzen Einweisung. Ein großer Vorteil der SO3 von anderen Tools unterscheidet: Besondere Eigenschaften, wie benutzerdefinierte Felder, lassen sich leicht eigenständig ergänzen.


„Mit SO3 arbeiten wir mit einer Software, die optimal auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten ist. Das liegt an der individuellen Datenbank mit eigenen Stammdaten und individuellen Konfigurationen. Der Freiraum ist gigantisch und wir können selbstständig Dinge ergänzen, die wir brauchen”, beschreibt Daniela Stirn den Einsatz der Software.

Der Vielfältige Einsatz der Software bei GE&PM

SO3 bietet den Vorteil, direkt mit intelligenten Grafiken zu arbeiten. Während in früheren Projekten von GE&PM ohne den Einsatz von professionellen Projektmanagement-Werkzeugen gearbeitet wurde, ist es mit SO3 möglich, intelligente 2D- und 3D-Anlagenlayouts mit synchronisierten Listen zu verknüpfen. Das stellt eine Datenlage zur Verfügung, aus der direkt wichtige Informationen abgeleitet werden. So lassen sich auf einfachstem Wege typische Fragestellungen des täglichen Projektgeschäfts schnell beantworten, die sonst zeitintensiv erarbeitet werden müssten. Gleichzeitig können alle Projektbeteiligten in einer Datenbank arbeiten. Jeder kann Daten selbst eintragen und verwalten. Dadurch wird jeder Projektbeteiligte in Echtzeit eingebunden.


Jetzt setzt GE&PM vom Projektstart bis zum Ende der Inbetriebnahme auf die Hilfe der VESCON Software SO3. Durch die Flexibilität setzt das Tool in den verschiedenen Projektphasen unterschiedlich an. Dabei kommt SO3 bei GE&PM überall dort zum Einsatz, wo elektrische Komponenten verwendet werden und ein Team besonders auf internationaler Basis zusammenarbeitet. In der Verfahrenstechnik, Fördertechnik sowie in der Arbeitsplatzausstattung. Auch die elektrische Gerätebestellung wird mit SO3 abgewickelt.


Die Entwicklung mit SO3

Nach dem Test der Demoversion, entschied sich GE&PM zum Kauf der Vollversion.


Um seine Kunden live auf dem Laufenden zu halten, nutzt GE&PM das SO3-Layout, dessen Informationen in einer Cloud auf Servern in Deutschland gespeichert sind.


Zusätzlich wird der Kunde in einem sehr frühen Stadium mit eingebunden und entwickelt die Anlage mit bzw. nutzt Abstimmungen, um Änderungswünsche direkt für alle sichtbar zu implementieren.


Eine weitere Verbesserung ist die gleichzeitige Arbeit in einem Tool. Dadurch tragen alle Projektbeteiligten ihre Daten selbstständig in die Datenbank ein und sind immer auf dem neusten Stand: Für die Kunden von GE&PM entsteht eine hohe Transparenz im Projektstatus. Wenige zusätzliche Abstimmungs-Telefonate genügen, weil dem gesamten Entwicklungs-Team dieselben, stets aktuellen Informationen zur Verfügung stehen. Die Kommunikation läuft über das SO3-Layout. Anmerkungen, Fragen und Informationen können über „Post-its" im SO3-Layout ausgetauscht werden.

„Zum Glück haben wir eine Möglichkeit gefunden, wie es uns gelingt, trotz räumlicher und zeitlicher Entfernung die Kommunikation optimal abzuwickeln und auf dem neusten Projektstand zu bleiben,” bestätigt Daniela Stirn.

Möchten Sie mehr über die Projektmanagement Software SO3 erfahren? Kontaktieren Sie uns gerne: so3@vescon.com