Was ist visuelles Projektmanagement?
Mit visuellem Projektmanagement lassen Sie zukünftig herkömmliche To-do-Listen links liegen und organisieren Ihre Arbeit effizienter. Produktinformationen werden in verschiedenen Ansichten visualisiert: So erhalten Sie einen kompakten Überblick über anstehende Aufgaben, gewünschte Projektergebnisse, Meilensteine Ihres Teams und vieles mehr.
Warum visuelles Projektmanagement wichtig ist
Wenn es darum geht, die Kommunikation, die Zusammenarbeit und das Identifizieren von Risiken zu verbessern, leistet die Visualisierung von Prozessen und Workflows einen wichtigen Beitrag. Projektmanagement ist eine datenintensive Arbeit, die von Fachleuten verlangt, sich mit verschiedenen Datenpunkten zu beschäftigen.
Zu den Datenpunkten zählen:
Anlage- und Betriebskosten
Leistungskennzahlen
Risikoprofile
Kosten-Nutzen-Analysen
uvm.
Studien haben gezeigt, dass das menschliche Gehirn, Bilder in weniger als 13 Millisekunden verarbeiten kann, was vermutlich mehr als 65.000-mal schneller ist als bei textbasierten Informationen.*
Benutzer von Tabellenkalkulationen verbringen nicht nur mehr Zeit mit dem Durchlesen von Datenspalten, sondern es besteht auch eine höhere Wahrscheinlichkeit, dass sie Wichtiges übersehen. Daher haben viele Fachleute zu visuellen Projektmanagement-Tools gegriffen, die ihnen helfen, ihre Projekte effizienter zu leiten und zu verwalten.
Visuelle Signale zur Kommunikation haben gegenüber Sprachsignalen - geschrieben oder gesprochen - einige Vorteile, die sich auf die Effizienz Ihres Projektes auswirken: Die direkte Integration in das Design der betroffenen Objekte z. B. Füllstandsanzeigen bei Kanban.
Alle Projektteilnehmer profitieren durch eine schnelle Erfassung z. B. einen Ampelindikator.
Visuelles Projektmanagement profitiert durch intuitives Verständnis z. B. durch Pfeile für Richtungsanzeigen. Außerdem ist keine Kenntnis der lokal gültigen Sprache erforderlich.
Wann brauchen Sie eine Projektmanagement-Software?
Sehr kleine Projekte können noch mit Flipcharts, Pinnwänden und Post-it zur Visualisierung der Projektziele auskommen. Mit zunehmender Komplexität und Größe des Projekts wird es jedoch schwieriger, den Durchblick zu behalten, und eine Projektmanagement-Software hilft, den Überblick zu behalten. Eine visuelle Darstellung von Ressourcen und Aufgaben auf ihrem Weg durch den Workflow, erlaubt Projektteilnehmern in jeder Projektphase organisiert zu bleiben und fundierte Entscheidungen treffen zu können.
Im Folgenden sind einige der wichtigsten Vorteile aufgeführt, die mit der Nutzung dieser Projektmanagement-Tools einhergehen:
Bessere Kommunikation und Zusammenarbeit
Da mobile und verteilte Teams zur neuen Norm werden, ist eine gute Kommunikation wichtiger denn je. Zu häufige Kommunikation mit Teams kann ein stressiges Arbeitsumfeld schaffen, in dem Teammitglieder sich überfordert fühlen und nicht abschalten können, während längere Zeiten der Funkstille Ihr Projekt vom Kurs abbringen können.
Die perfekte Kommunikationsbalance zu finden, die Teams auf dem Laufenden hält, ohne sie mit Informationen zu überschwemmen, ist nicht so unmöglich, wie es scheint. Mit den richtigen Projektmanagement-Tools können Sie effizienter mit Ihren Teams kommunizieren und zusammenarbeiten. Anstatt in einem überfüllten Posteingang nach E-Mails zu suchen, können Sie das Gespräch zu Ihrem Team beginnen.
Integrierte Kommunikationstools erlauben Ihnen, direkt mit Teams zu kommunizieren. Sie können Informationen mit allen Projektbeteiligten oder nur mit Personen austauschen, die an einer bestimmten Aufgabe arbeiten. Alle erhalten relevante Informationen, ohne ständig mit Nachrichten und Warnungen überhäuft zu werden. Das führt zu weniger Ablenkung und besserer Kommunikation und somit zu einem Umfeld für gute Zusammenarbeit. Das ergebnisorientierte Arbeiten durch die Transparenz der Aufgaben wird verbessert.
Einhaltung von Zeitplänen und Budget
Es lässt sich nicht leugnen: Tabellen sind eine ineffiziente Methode zur Verfolgung von Projekten.
Es kostet viel unnötige Zeit und Mühe, Datenreihen zu durchsuchen, um Gewünschtes zu finden. Außerdem erhöht die manuelle Aktualisierung von Tabellen das Risiko für Fehler. Möglicherweise geben Sie falsche Daten ein, oder Sie überspringen versehentlich wichtige Informationen, was zu größeren Problemen wie Termin- und Budgetüberschreitungen führen kann.
Mit einem Umstieg auf ein Projektmanagement-Tool Ihrer Wahl erreichen Sie:
Die Wahrscheinlichkeit manuelle Fehler zu verringern
Transparenz in anstehende laufende Aufgaben
Das Aufzeigen von Themen in Ihrem Zeitplan
Zusammenhänge von Aufgaben und Projekten zu verdeutlichen
Für Projektmanager bedeutet dies, dass sie in der Lage sein müssen, potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie zu kostspieligen Fehlern werden.
Mit visuellen Projektmanagement-Tools können Sie Herausforderungen schneller erkennen und blitzschnell auf sie reagieren – effizienter als mit einer Tabellenkalkulationslösung. Und bessere Reaktionszeiten bedeuten weniger Rückschläge, die Sie aus dem Zeitplan werfen und Ihr Budget auffressen können.
Es gibt einen Gesamtüberblick über das Projekt in Echtzeit zu den wichtigsten Kennzahlen - Stichwort magisches Dreieck aus Leistung, Kosten und Terminen. Unternehmensziele werden durch Projekte schneller erreicht.
Weniger arbeitsbedingter Stress
Überforderte Projektmanager machen Fehler. Ob Sie nun als zufälliger Projektmanager ein Team bei ausgewählten Projekten leiten oder als zertifizierte Fachkraft für alle organisatorischen Projekte verantwortlich sind, eines ist sicher: Projektmanagement kann erdrückend sein.
In ständigem Kontakt mit Teams und Stakeholdern zu stehen, bedeutet, im Laufe des Tages auf unzählige Botschaften zu reagieren. Das kann heißen, dass Sie mental ausgelaugt sind, bevor Sie die Chance haben, Ihren anderen Verpflichtungen nachzukommen, wie etwa Prozesse zu überwachen und Engpässe in Ihrem Workflow zu beseitigen.
Hier können effektive visuelle Projektmanagement-Tools helfen. Diese Lösungen erleichtern es Ihnen, Ihre Prozesse im Auge zu behalten, indem sie die Art und Weise der Informationsbereitstellung rationalisieren, ohne Projektdaten übertrieben zu vereinfachen. Auf diese Weise können Teams und Projektmanager zusammenarbeiten, ohne sich von zu vielen Informationen überfordert zu fühlen.
Verbesserte Prozesse und Workflows
Während einige Menschen unter Druck aufblühen, arbeiten andere besser in einem stabilen Umfeld, in dem Aufgaben nicht unüberwindbar scheinen. Wenn Sie und Ihre Teams sich von der Arbeit überfordert fühlen, leidet die Leistung. Die Arbeit im überlasteten Zustand macht es schwieriger, Aufgaben zu planen und Prioritäten zu setzen. Dadurch sinkt die Produktivität.
Und nun die gute Nachricht: Eine Möglichkeit, wie Sie verhindern können, dass Sie und Ihre Teams sich überfordert fühlen, ist die Einführung des Pull-Systems.
Das Pull-System ist ein Workflow-Managementsystem, das als Alternative zum traditionellen „Push-System“ fungiert, an das die meisten Fachleute gewöhnt sind.
Statt dass Teams riesige Aufgabenlisten zugeschoben werden, „ziehen“ sie sich die Arbeit aus einer sichtbaren Warteschlange heraus.
Das Pull-System entwirrt den Workflow und erleichtert es Teams und Projektmanagern, ihre Ziele und Vorgaben zu erreichen.
Das Layout von SO3 als Beispiel schafft als zentrale Kommunikationsplattform einen vollumfänglichen Projektüberblick. Ein schematisches Anlagenlayout verknüpft mit To-do-Listen, Statusinformationen und Terminplänen liefert alle notwendigen Informationen.
Bringen Sie Projektmanagement und Engineering in einer kollaborativen Plattform zusammen! Alle Features und Module der SO3-Software übersichtlich für Sie zusammengefasst:
Haben Sie Fragen oder möchten Sie sich über unsere Projektmanagement Software austauschen? Wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen: so3@vescon.com
Quelle: *Planview
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